Back to top

Dokumentové a procesní portály

Intranetové portály

Základem úspěchu každé organizace je zajištění kvalitního sdílení informací mezi pracovníky. Pro naplnění této potřeby budujeme našim zákazníkům výkonné a rozsáhlé intranetové portály, které při snadném ovládání napomáhají velmi rychle najít nebo poskytnout důležité informace. Díky centralizaci ukládání informací je pak ochráněno know-how, které vzniká činností zaměstnanců a které bývá oslabováno jejich odchodem. Výchozím nástrojem našich řešení je technologie Microsoft SharePoint/Office 365, doplněná o vhodné nadstavby a zakázkový vývoj. Našim zákazníkům tak umíme poskytnout řešení pro INTRANET, ale i vybudovat komplexní APLIKAČNÍ PLATFORMU pro centralizaci a distribuci informací z dalších informačních systémů a datových zdrojů.

Platforma Microsoft SharePoint/O365, kterou pro naše řešení používáme mnoho let, obsahuje nástroje pro snadnou výstavbu i provoz portálu. Samozřejmostí jsou nástroje pro tvorbu jednotlivých stránek, správu struktury a oprávnění i možnost nasazení jako robustní řešení na víceserverových farmách. S novými verzemi, které výrobce pravidelně přináší, se rozšiřují i možnosti uživatelských funkcí této technologie. Intranety budované pro naše zákazníky pokrývají následující oblasti a úlohy:

  • Intranet – každá organizace dnes potřebuje nástroj pro cílené šíření informací směrem ke svým zaměstnancům a dalším spolupracovníkům. Intranetový portál obvykle obsahuje důležité novinky, kontakty na ostatní pracovníky, prezentaci celofiremních politik a dalších informací. Pro úspěch je důležitá snadná správa a možnost přehledné prezentace, kterou v technologii SharePoint zvládne i běžný uživatel. Rychlé vybudování intranetu podporujeme i vlastními nadstavbami a též jsem schopni zpracovat návrh grafiky a rozložení úvodní stránky.
  • Týmové a projektové weby – nezastupitelnou součástí portálu jsou weby umožňující sdílení dokumentů, informací o úkolech, přípravu společných kalendářů a dalších přehledů informací pro oddělení, projektový tým nebo zájmovou skupinu v organizaci. Vytvoření, naplnění informacemi i správa takových webů je v technologii SharePoint opět velmi snadná.
  • Nástroje sociálních sítí jsou velmi aktivně rozvíjenou oblastí a poskytují organizaci možnost přizpůsobit interní komunikaci moderním zvyklostem současné generace. Součástí nástrojů pro výměnu informací a uchování know-how tak mohou být diskusní fóra, WiKi stránky, blogy a další nástroje. Uživatelé potom mohou obsah označovat (tagovat) a hodnotit.
  • Zobrazení datových analýz může být součástí stránek oddělení organizace nebo samostatného reporting centra. Samozřejmostí je napojení stránek na externí datové zdroje. Grafická prezentace dat pomocí PKI ukazatelů a služeb Excel a Visio services umožňuje vytvořit graficky přehledné interaktivní on-line reportingové tabule pro management i běžné uživatele.
  • Aplikace pro správu dokumentů a informací – informace o nich jsou v dalších částech webové stránky

Obrovským přínosem pro uživatele jsou nástroje vyhledávání, které fulltextově prohledávají nejen celý portál včetně metadat, ale případně i další externí datové zdroje. Pomáhají také uživatelům efektivně zpracovat výsledky vyhledávání pomocí filtrování, našeptávání a dalších moderních funkcí vyhledávání.

Pro rychlé budování základního intranetu disponujeme drobnými aplikacemi např. pro:

  • Centralizaci oznámení o úkolech z celého portálu a všech procesů
  • Publikaci seznamu zaměstnanců a telefonního seznamu
  • Atraktivní prezentaci novinek
  • Publikaci obchodních výsledků firmy i oddělení
  • Seznámení s novými kolegy
  • Zveřejňování bannerů
  • Možnost úpravy informací o své osobě v Active Directory
  • a další zajímavé webové části.

Správa dokumentů (smlouvy, směrnice, faktury, normy, dokumentace)

V rámci realizovaných projektů jsme řešili mnoho požadavků na správu různých druhů dokumentů - od smluvní dokumentace přes projektové dokumenty po faktury. Základem našich řešení je technologie Microsoft SharePoint, kterou doplňujeme o nadstavby z vlastního vývoje i z produkce třetích stran.

Pro naše klienty jsme za pomoci technologie SharePoint/Office 365 a dalších nadstaveb (např. Nintex Workflow) realizovali mnoho projektů pro řízení dokumentů, kde bylo řešeno nejen workflow dokumentů, ale i integrace knihoven na další informační systémy (SAP, MS Dynamics, Helios a další). Mezi realizované zakázky patří:

  • Komplexní správa interních procesních dokumentů – směrnice, popisy procesů, vzory dokumentů, normy
  • Digitalizace a správa smluvní dokumentace – provázání na skenovací pracoviště (interní a externí), vytvoření pohledů a vyhledávání, workflow a integrace na další interní systémy.
  • Úložiště faktur – řízení přístupu dle organizační struktury, snadné dohledání faktur, propojení s hlavním informačním systémem a outsoursingovou společností, která zajišťuje skenování.
  • Workflow faktur – včetně integrace s informačním systémem.
  • Seznamování s dokumenty – evidované seznámení s dokumentem, který je umístěn na libovolném místě portálu
  • Elektronická podatelna – evidence došlé a odesílané pošty.
  • Distribuce vzorů dokumentů přímo do Office.
  • Externí knihovna dokumentů pro hlavní informační systém – snadná dostupnost dokumentů z IS i bez nutnosti použití klienta IS, snížení naplnění databáze hlavního informačního systému, fultextové vyhledávání, apod.
  • Správa informací o realizaci zakázky – tvorba úložiště pro zakázku a datová výměna mezi portálem a IS s cílem usnadnit uživatelům přístup ke komplexním informacím o zakázce. Navázání knihoven k hlavnímu IS.
  • Aplikace pro správu podkladů pro jednání řídících struktur – např. pro radu a zastupitelstvo měst, představenstvo velké společnosti, projektový výbor apod.
  • Aplikace pro správu projektů (dotace z fondů) – zpracovává informace typu zadání projektu, přihlášky, smlouvy, projekt, zakázky, výkazy, rozpočet apod.

Dlouho vyvíjenou nadstavbou z naší produkce je aplikace ŘÍZENÁ DOKUMENTACE určená pro správu všech řídících dokumentů, které se ve firmě tvoří, schvalují a je třeba jejich evidence – směrnic, postupů, pracovních smluv, smluv s dodavateli, popisů pracovních funkcí, dokumentace BOZP, PO a mnoha dalších.

Aplikace Řízená dokumentace je určena pro prostředí Microsoft SharePoint, kde využívá a rozšiřuje funkce dokumentových knihoven. Díky použitému prostředí SharePoint a jeho velmi těsné integraci s prostředím Microsoft Office je aplikace snadno ovladatelná, pohodlná a intuitivní a je přímo určena pro všechny běžné uživatele. Řízená dokumentace jako řešení pro jednoduchou a efektivní správu informací a dokumentů umožňuje:

  • Přípravu dokumentů – týmové zpracování, připomínkování, schvalování.
  • Řízenou distribuci a kontrolu – povinné seznámení s dokumentací, verzování, revize, archivace, nastavení oprávnění a rozdělovník.
  • Přehledné zobrazení – stromová struktura, definovatelné pohledy dle potřeb uživatele, zobrazení dle oprávnění.
  • Vyhledávání v obsahu i popisu dokumentu (fulltext), filtrování struktury.
  • Reporting – přehledy pro správce i uživatele (o seznámení s dokumentací, revizích, struktuře dokumentace apod.)

Podrobnější informace k aktuální verzi jsou k dispozici v produktovém listu.

V případě zájmu o předvedení funkčností portálu nebo Řízené dokumentace nás kontaktujte na emailu jaroslav.kunc@cdl.cz

Aplikační platforma a workflow

Mimo hlavní informační systém se v každé organizaci vyskytne mnoho požadavků na další procesní aplikace. Ideálním řešením je spojení aplikační a informační platformy do jednoho centrálního místa, kde uživatelé vyřídí všechny své informační potřeby. CDL poskytuje i zakázkově vyvíjí procesní aplikace na platformě Microsoft SharePoint, případně doplněné o NINTEX Workflow. Navržené aplikace mohou řídit informace, procesovat dokumenty nebo inteligentní formuláře.

Tímto způsobem je možné vytvořit mnoho různých aplikací, které mohou být samostatné nebo součástí intranetového portálu. Uživatelé do aplikací obvykle přistupují pomocí webového prohlížeče a jejich ovládání je velmi snadné a intuitivní, protože je založené na stejném principu, jako další služby budované na technologii SharePoint.

Díky připraveným funkcím prostředí je vývoj aplikací poměrně rychlý a tím cenově méně náročný. V rámci prostředí jsou k dispozici i nástroje pro integraci s dalšími informačními systémy nebo externími datovými zdroji.

Pro zákazníky, kteří si chtějí v budoucnu hotové řešení snadným způsobem sami upravovat a měnit, nabízíme možnost řešení procesů pomocí aplikace NINTEX Workflow. Tato nadstavba technologie SharePoint/O365 od australské společnosti NINTEX (jejímž jsme přímým partnerem) umožňuje vytvářet velmi rychle i složité aplikace pomocí grafického designeru, pro jehož zvládnutí není třeba být školeným programátorem. Toto řešení má i další výhody, jako například automaticky řešenou zastupitelnost, schvalování bez nutnosti mít účet v systému organizace apod.

Pro naše zákazníky jsme již řešili širokou škálu požadavků včetně:

  • Workflow formulářů pro rozličné procesy – nástup zaměstnance, výstup zaměstnance, dovolenka, cestovní příkaz, nákupní požadavek, rezervace vozidla, výdej materiálu a mnoho dalších.
  • Aplikace pro personální oddělení (plány lékařských prohlídek a školení, schvalování odměn, schvalování nástupu pracovníka, monitoring rizik apod.).
  • Monitoring médií – centrální místo pro distribuci informací o organizaci a jejím odvětví v tisku.
  • Správa podkladů pro management – evidence projektů a vedení agendy ke schvalování projektů, publikace ekonomických dat apod.
  • Monitoring insolvence – centralizace informací o insolvenci odběratelů, využití více datových zdrojů včetně externích.
  • Centralizace a distribuce informací o cenách v odvětví – centralizace a prezentace informací o různých cenových ukazatelích (ceny komodit, marže, ceny akcií, atd.).
  • Elektronická podatelna – evidence došlé a odesílané pošty.
  • Sběr a zpracování požadavků zákazníků z WWW serveru organizace.
  • Helpdesk údržby budov.
  • Průzkumy spokojenosti.
  • Sledování (odhlašování) výroby.
  • Nástroje pro plánování zdrojů servisního útvaru – rozvrh zakázek pro jednotlivé servisní čety.
  • a další zajímavá řešení.

Znalostní báze

Pro technologii SharePoint disponujeme též hotovým řešením pro udržování znalostní báze organizace. Toto řešení je založeno na kategorizaci informací a fulltextovém vyhledávání a je vhodné např. pro obchodní týmy, pracovníky zákaznických linek (callcentrum) a další organizační složky, které potřebují uchovávat rozsáhlou informační základnu a přehledně a rychle ji zpřístupnit pracovníkům obsluhujícím zákazníky.

Nabízené řešení umožňuje:

  • správu textových informací i dokumentů (typy informací a dokumentů je možné specifikovat per implementace);
  • informace i dokumenty rozdělit do několika kategorií;
  • informace a dokumenty dále dělit do různých pracovních prostorů a tím oddělit informace pro různé oddělení, týmy apod.
  • Vyhledávat dle:
    • Kategorie (zvolená kategorie, viz strom na výchozí stránce ZB);
    • Fulltextově;
    • Pomocí zpřesnění (obecný dotaz, klikáním se zpřesní).
  • jednotlivé dokumenty, informace a pracovní prostory zabezpečit pomocí oprávnění (číst, editovat);
  • zajistit seznamování a reporty o seznámení s novým dokumentem, informací.